HR Professionals-এর জন্য Audit Handling টিপস
ভূমিকা
একটি ফ্যাক্টরি বা প্রতিষ্ঠান পরিচালনার ক্ষেত্রে অডিট হলো এমন একটি প্রক্রিয়া, যা প্রতিষ্ঠান কতটা আইন, নীতি এবং ক্রেতার চাহিদা মেনে চলছে তা যাচাই করে। অডিট হতে পারে Social Compliance Audit, Technical Audit, Health & Safety Audit, অথবা Buyer Specific Audit। এই প্রক্রিয়ায় সবচেয়ে বড় ভূমিকা থাকে HR Professionals-এর হাতে, কারণ কর্মীসংক্রান্ত তথ্য, ডকুমেন্টেশন এবং বাস্তব ব্যবস্থাপনা প্রায় সব ক্ষেত্রেই HR সেকশনের সঙ্গে জড়িত।
অনেক HR কর্মকর্তা মনে করেন অডিট মানে শুধু কাগজপত্র দেখানো। বাস্তবে বিষয়টি তার চেয়ে অনেক জটিল। একজন HR যদি প্রস্তুত না থাকেন, তাহলে ছোটখাটো ভুল থেকেও বড় Observation বা NC (Non-Compliance) তৈরি হতে পারে, যা প্রতিষ্ঠানের Buyer Relationship-এর জন্য ঝুঁকিপূর্ণ।
এই লেখায় আলোচনা করব:
- HR-এর দৃষ্টিকোণ থেকে অডিট কী
- Audit Handling-এর আগে কী প্রস্তুতি নেওয়া উচিত
- অডিট চলাকালে কীভাবে কাজ করা উচিত
- সাধারণ ভুল এবং তা এড়ানোর উপায়
- HR Professionals-এর জন্য বাস্তব টিপস
HR-এর জন্য অডিটের গুরুত্ব
HR সেকশন মূলত শ্রমিক ব্যবস্থাপনা, উপস্থিতি, ছুটি, বেতন-ভাতা, শৃঙ্খলা, গ্রিভ্যান্স হ্যান্ডলিং এবং শ্রম আইন মেনে চলা নিয়ে কাজ করে। ফলে অডিটররা প্রথমেই HR ডিপার্টমেন্টের দিকে নজর দেন।
অডিটে HR-এর জন্য গুরুত্বপূর্ণ কিছু ক্ষেত্র হলো:
- কর্মীদের ফাইল ও ডকুমেন্টেশন
- শ্রম আইন অনুযায়ী রেকর্ড (ছুটি, ওভারটাইম, বেতন রেজিস্টার)
- নীতি ও প্রক্রিয়া (Policy & Procedure)
- কর্মীদের অভিযোগ গ্রহণ ও সমাধান ব্যবস্থা
- প্রশিক্ষণ, স্বাস্থ্য ও নিরাপত্তা সংক্রান্ত প্রমাণপত্র
অডিট সঠিকভাবে হ্যান্ডল করতে পারলে শুধু রিপোর্ট ভালো হয় না, বরং প্রতিষ্ঠানের প্রতি Buyer-এর আস্থা বাড়ে।
Audit Handling-এর আগে প্রস্তুতি
১. ডকুমেন্টেশন আপডেট রাখুন
- প্রতিটি কর্মীর ফাইল সম্পূর্ণ করুন: জাতীয় পরিচয়পত্র, যোগদানের চিঠি, চুক্তিপত্র, মেডিকেল রেকর্ড, ছবি।
- ছুটি, উপস্থিতি ও ওভারটাইম সঠিকভাবে রেকর্ড করুন।
- পলিসি যেমন—Child Labour Policy, Harassment Policy, Grievance Procedure—লিখিত আকারে প্রস্তুত ও প্রদর্শনযোগ্য রাখুন।
২. কমপ্লায়েন্স ক্যালেন্ডার ব্যবহার করুন
অডিটের আগে কোন ডকুমেন্ট কবে আপডেট করতে হবে, কোন ট্রেনিং কবে শেষ হবে, তা নিশ্চিত করতে ক্যালেন্ডার ব্যবহার করুন।
৩. Mock Audit করুন
অডিটের আগে অভ্যন্তরীণ Mock Audit করলে ছোটখাটো ভুল ধরা পড়ে যায়। এতে অফিসিয়াল অডিটে অপ্রস্তুত হওয়ার ঝুঁকি কমে।
৪. ম্যানেজমেন্ট ব্রিফিং
অডিটের আগে ম্যানেজমেন্ট ও সুপারভাইজারদের ব্রিফ করুন। যেন তারা জানেন অডিটের সময় কী প্রশ্ন করা হতে পারে এবং কীভাবে উত্তর দিতে হবে।
অডিট চলাকালে HR-এর করণীয়
১. শান্ত ও আত্মবিশ্বাসী থাকুন
অডিটররা প্রশ্ন করবেন, ডকুমেন্ট চাইবেন, কর্মীদের সঙ্গে কথা বলবেন। আতঙ্কিত না হয়ে স্বাভাবিক আচরণ করুন।
২. স্বচ্ছতা বজায় রাখুন
ভুল থাকলে ঢাকার চেষ্টা করবেন না। বরং স্বীকার করে নিন এবং কীভাবে তা সমাধান করবেন তা ব্যাখ্যা করুন।
৩. কর্মীদের গাইড করুন
অডিটরেরা কর্মীদের সাথে সাক্ষাৎকার নেবেন। তাই কর্মীরা যেন নিজের অধিকার, ছুটি, বেতন ইত্যাদি বিষয়ে সঠিক তথ্য জানে তা আগে থেকেই নিশ্চিত করুন।
৪. প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট দ্রুত দিন
অডিটরেরা অনেক সময় একসাথে একাধিক ডকুমেন্ট চাইতে পারেন। এজন্য সব ডকুমেন্ট ফাইল আকারে সঠিকভাবে সাজিয়ে রাখুন।
৫. সহযোগিতামূলক মনোভাব রাখুন
অডিটরকে প্রতিপক্ষ নয়, সহযোগী হিসেবে দেখুন। তাদের উদ্দেশ্য হলো উন্নতির জায়গাগুলো চিহ্নিত করা।
অডিট-পরবর্তী করণীয়
১. Corrective Action Plan (CAP) তৈরি
যদি অডিটে কোনো Observation পাওয়া যায়, তা সমাধানের জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করুন।
২. Root Cause Analysis
শুধু সমস্যা ঠিক করলেই হবে না, কেন সমস্যা হলো তা চিহ্নিত করতে হবে। যেমন, যদি উপস্থিতি রেজিস্টার অসম্পূর্ণ হয়, তবে দেখতে হবে—এটি মানবভুল না সিস্টেমের ত্রুটি।
৩. ম্যানেজমেন্ট রিভিউ
অডিটের ফলাফল ম্যানেজমেন্টের সঙ্গে শেয়ার করুন এবং ভবিষ্যতের জন্য প্রস্তাব দিন।
HR Professionals-এর জন্য বাস্তব Audit Handling টিপস
- হঠাৎ ভিজিটের জন্য সবসময় প্রস্তুত থাকুন। অনেক Buyer Pre-Notice ছাড়াই অডিট করতে আসে।
- ডিজিটাল রেকর্ড ব্যবহার করুন। Attendance ও Payroll সিস্টেম ডিজিটাল হলে ভুলের সম্ভাবনা কমে।
- Communication Gap এড়ান। HR, Production এবং Compliance টিমের মধ্যে নিয়মিত সমন্বয় করুন।
- Training Log আপডেট রাখুন। Fire Safety, First Aid, Anti-Harassment ইত্যাদি ট্রেনিংয়ের রেকর্ড সঠিকভাবে সংরক্ষণ করুন।
- Audit Day Checklist বানান। অডিটের দিন কী কী প্রস্তুত রাখতে হবে তার একটি চেকলিস্ট তৈরি করে রাখুন।
- Confidential Interview Support দিন। অডিটরেরা যখন শ্রমিকদের আলাদাভাবে কথা বলবেন, তখন নিশ্চিত করুন শ্রমিকরা নিরাপদ বোধ করছে।
- Continuous Improvement Approach নিন। অডিট শেষ হওয়ার পরও নিয়মিত ডকুমেন্টেশন ও প্র্যাকটিস উন্নত করতে থাকুন।
সাধারণ ভুল এবং তা এড়ানোর উপায়
- শুধু অডিটের আগেই প্রস্তুতি নেওয়া: বরং সারাবছর নিয়মিত কমপ্লায়েন্স বজায় রাখা উচিত।
- কাগজপত্র অসম্পূর্ণ রাখা: সব ডকুমেন্টে সিগনেচার, তারিখ ও সঠিক ফরম্যাট থাকা জরুরি।
- শ্রমিকদের না বোঝানো: কর্মীরা যদি নিজের অধিকার বা সুবিধা না জানে, তবে Audit Interview-এ অসঙ্গতি ধরা পড়ে যায়।
- অডিটরকে বিভ্রান্ত করার চেষ্টা: এতে প্রতিষ্ঠান আরও বড় ঝুঁকিতে পড়ে।
উপসংহার
Audit Handling কোনো একদিনের কাজ নয়। এটি একটি নিয়মিত প্রক্রিয়া, যেখানে HR Professionals সবচেয়ে বড় ভূমিকা পালন করে। সঠিক ডকুমেন্টেশন, কর্মীদের সচেতনতা, ম্যানেজমেন্টের সহযোগিতা এবং স্বচ্ছ আচরণের মাধ্যমে অডিট সফলভাবে হ্যান্ডল করা যায়। মনে রাখবেন, অডিট মানে শুধু Buyer-এর চাহিদা পূরণ করা নয়, বরং এটি একটি প্রতিষ্ঠানের উন্নতির সুযোগ।
FAQ
প্রশ্ন ১: HR কেন Audit Handling-এ সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ?
উত্তর: কারণ HR-এর কাছে কর্মীসংক্রান্ত সব ডকুমেন্ট, নীতি এবং বাস্তব প্রমাণ থাকে, যা Audit-এর মূল অংশ।
প্রশ্ন ২: Audit-এর সময় শ্রমিকরা কীভাবে প্রস্তুত হবে?
উত্তর: শ্রমিকদের অধিকার, ছুটি, বেতন ও অভিযোগ পদ্ধতি সম্পর্কে নিয়মিতভাবে ট্রেনিং দিতে হবে।
প্রশ্ন ৩: CAP (Corrective Action Plan) কতদিনের মধ্যে জমা দিতে হয়?
উত্তর: Buyer বা Auditor-এর শর্ত অনুযায়ী সাধারণত ৩০ দিনের মধ্যে CAP জমা দিতে হয়।
প্রশ্ন ৪: অডিটরকে কি সব ডকুমেন্ট দেখাতে হবে?
উত্তর: হ্যাঁ, তবে সংবেদনশীল তথ্য (যেমন—ব্যক্তিগত গোপনীয়তা) প্রোটোকল মেনে শেয়ার করতে হবে।
প্রশ্ন ৫: Audit Handling-এ সবচেয়ে বড় চ্যালেঞ্জ কী?
উত্তর: অসম্পূর্ণ ডকুমেন্টেশন ও শ্রমিকদের অসচেতনতা। এগুলো দূর করতে নিয়মিত কাজ করতে হবে।