Internal Auditor vs External Auditor: পার্থক্য ও ভূমিকা
→ কে কীভাবে কাজ করে, HR/Factory কীভাবে প্রস্তুতি নেবে
ভূমিকা
কোনো প্রতিষ্ঠান টিকে থাকতে হলে শুধু উৎপাদন বা সেলস নয়, বরং সঠিক সিস্টেম, আইন মেনে চলা এবং কার্যকর প্রক্রিয়া বজায় রাখা জরুরি। আর সেই যাচাই-বাছাইয়ের মূল দায়িত্ব থাকে অডিটের মাধ্যমে। অডিট হলো প্রতিষ্ঠানের ভেতরের কার্যক্রমকে নিরপেক্ষভাবে যাচাই করার একটি প্রক্রিয়া, যেখানে দেখা হয় নিয়ম-কানুন, নীতি এবং বাস্তব কাজের মধ্যে কোনো ফাঁক আছে কি না।
অডিট মূলত দুই ধরনের হয়—Internal Audit (অভ্যন্তরীণ অডিট) এবং External Audit (বাহ্যিক অডিট)। এই দুইটির উদ্দেশ্য একই হলেও কাজের ধরন, দায়িত্ব ও ভূমিকা অনেকটাই ভিন্ন। বিশেষ করে গার্মেন্টস বা ম্যানুফ্যাকচারিং সেক্টরে, যেখানে নিয়মিত কমপ্লায়েন্স, বায়ার রিকোয়ারমেন্ট এবং আইনি মানদণ্ড পূরণ করতে হয়, সেখানে এই পার্থক্য বোঝা অত্যন্ত জরুরি।
এই আর্টিকেলে আমরা সহজভাবে জানব Internal Auditor আর External Auditor-এর পার্থক্য, তাদের কাজের ধরন, এবং HR বা Factory Management কীভাবে প্রস্তুতি নেবে।
Internal Auditor: অভ্যন্তরীণ যাচাইকারী
Internal Auditor হলেন সেই ব্যক্তি বা টিম, যারা প্রতিষ্ঠানের ভেতরের কার্যক্রম নিয়মিতভাবে যাচাই করেন। তারা প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব কর্মী হতে পারেন, আবার অনেক সময় ভিন্ন বিভাগ থেকেও নিয়োগ পাওয়া যায় যাতে নিরপেক্ষতা বজায় থাকে।
Internal Auditor-এর মূল কাজ
- প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ নীতি ও প্রক্রিয়া ঠিকমতো মানা হচ্ছে কি না, তা দেখা।
- ফাইন্যান্স, HR, উৎপাদন, কমপ্লায়েন্সসহ বিভিন্ন বিভাগে কোনো গ্যাপ আছে কি না চিহ্নিত করা।
- ঝুঁকি (Risk) কোথায় আছে, তা আগেভাগে শনাক্ত করে সমাধানের পরামর্শ দেওয়া।
- Documentation বা রেকর্ড সঠিকভাবে রাখা হচ্ছে কি না, তা যাচাই করা।
- ক্রমাগত উন্নয়ন (Continuous Improvement) এর জন্য সুপারিশ প্রদান।
Internal Auditor-এর বৈশিষ্ট্য
- তারা প্রতিষ্ঠানের অংশ, তাই প্রতিষ্ঠানের নীতি, সংস্কৃতি ও বাস্তব পরিস্থিতি ভালোভাবে বোঝেন।
- কাজের সময় ফোকাস থাকে উন্নয়নে, শাস্তি দেওয়ার দিকে নয়।
- বছরে একাধিকবার অডিট করা হয়, যাতে সমস্যা জমে না থাকে।
External Auditor: বাহ্যিক যাচাইকারী
External Auditor সাধারণত প্রতিষ্ঠানের বাইরের কোনো সংস্থা বা বায়ারের প্রতিনিধি হয়ে আসে। তারা প্রতিষ্ঠানের সাথে সরাসরি যুক্ত নয়, তাই তাদের দৃষ্টিভঙ্গি হয় নিরপেক্ষ।
External Auditor-এর মূল কাজ
- আন্তর্জাতিক স্ট্যান্ডার্ড, আইনি নিয়ম এবং বায়ারের কোড অব কন্ডাক্ট অনুযায়ী প্রতিষ্ঠান চলতে পারছে কি না, তা দেখা।
- ফ্যাক্টরির সেফটি, শ্রমিক অধিকার, স্বাস্থ্য ও নিরাপত্তা বিষয়গুলো গভীরভাবে যাচাই করা।
- নথিপত্র (Policies, Records, Attendance, Payroll) পরীক্ষা করা।
- শ্রম আইন, মজুরি, অতিরিক্ত কাজ (OT), শিশু শ্রম ইত্যাদি বিষয়ে আইনি অনুসরণ হচ্ছে কি না তা যাচাই।
- রিপোর্ট তৈরি করে তা ক্রেতা বা কর্তৃপক্ষকে প্রদান করা।
External Auditor-এর বৈশিষ্ট্য
- তারা প্রতিষ্ঠানের অংশ নন, ফলে তাদের মূল্যায়ন হয় সম্পূর্ণ নিরপেক্ষ।
- সাধারণত বছরে একবার বা বায়ারের চাহিদা অনুযায়ী নির্দিষ্ট সময় পর পর অডিট করেন।
- Findings (অসঙ্গতি) পাওয়া গেলে তা Corrective Action Plan (CAP) আকারে প্রতিষ্ঠানকে দেওয়া হয়।
Internal vs External Auditor: প্রধান পার্থক্য
| বিষয় | ইন্টারনাল অডিট | এক্সটারনাল অডিটর |
|---|---|---|
পরিচয় |
প্রতিষ্ঠানের ভেতরের কর্মী বা টিম |
বাইরের তৃতীয় পক্ষ |
ফোকাস |
উন্নয়ন ও গ্যাপ চিহ্নিতকরণ |
আইন, স্ট্যান্ডার্ড ও ক্রেতার শর্ত পূরণ |
ফ্রিকোয়েন্সি |
বছরে একাধিকবার |
বছরে একবার বা নির্দিষ্ট সময়ে |
রিপোর্ট |
ম্যানেজমেন্টের কাছে জমা হয় |
ক্রেতা বা কর্তৃপক্ষের কাছে জমা হয় |
উদ্দেশ্য |
সমস্যা আগে থেকে শনাক্ত ও সমাধান |
নিরপেক্ষভাবে কমপ্লায়েন্স যাচাই |
সম্পর্ক |
প্রতিষ্ঠানকে গাইড করে |
প্রতিষ্ঠানকে মূল্যায়ন করে |
HR/Factory কীভাবে প্রস্তুতি নেবে
অডিটররা যে-ই আসুক, প্রস্তুতি ছাড়া ভালো ফল পাওয়া যায় না। HR ও Factory Management-এর কিছু করণীয় হলো:
১. সঠিক ডকুমেন্টেশন
- Attendance, Leave, Overtime-এর রেকর্ড আপডেট রাখতে হবে।
- Policies যেমন Anti-Harassment, Child Labour Policy, Health & Safety Policy লিখিত ও দৃশ্যমান থাকতে হবে।
- Training রেকর্ড এবং কর্মীদের স্বাক্ষরযুক্ত উপস্থিতি শিট সংরক্ষণ করতে হবে।
২. আইনি নিয়ম মানা
- Bangladesh Labour Law অনুসারে বেতন, ছুটি, কাজের সময় নিশ্চিত করতে হবে।
- Maternity benefit, Festival bonus এবং ওভারটাইম পেমেন্ট সঠিকভাবে প্রদান করতে হবে।
৩. Health & Safety
- অগ্নি নির্বাপণ যন্ত্র, জরুরি নির্গমন পথ সবসময় কার্যকর রাখতে হবে।
- নিয়মিত Fire drill করা ও তার রেকর্ড সংরক্ষণ করতে হবে।
- PPE (Personal Protective Equipment) সরবরাহ ও ব্যবহার নিশ্চিত করতে হবে।
৪. কর্মীদের সচেতনতা
- কর্মীদের নিয়মিত Orientation ও Training করাতে হবে।
- তারা যেন অডিটরদের প্রশ্নের সঠিক উত্তর দিতে পারে, সেজন্য আগে থেকে ব্রিফ করা জরুরি।
- অভিযোগ ব্যবস্থাপনা (Grievance Mechanism) কার্যকর রাখতে হবে।
৫. স্বচ্ছতা বজায় রাখা
- অডিটে কোনো তথ্য লুকানোর চেষ্টা করা উচিত নয়।
- সমস্যা থাকলে খোলামেলা জানানো এবং সমাধানের পরিকল্পনা দেখানোই উত্তম।
কেন পার্থক্য জানা জরুরি
Internal Auditor-এর কাজ হলো প্রতিষ্ঠানকে সমস্যার আগেই সতর্ক করা। অন্যদিকে External Auditor যাচাই করেন প্রতিষ্ঠান আসলেই আইন ও মানদণ্ড মেনে চলছে কি না। যদি Internal Audit ঠিকমতো করা হয়, তবে External Audit-এ বড় কোনো সমস্যা ধরা পড়বে না।
তাই Factory বা HR টিমের উচিত Internal Audit-কে গুরুত্ব দেওয়া এবং Findings গুলো সমাধান করা। এতে শুধু External Audit সহজ হবে না, বরং প্রতিষ্ঠানও দীর্ঘমেয়াদে টেকসইভাবে এগোবে।
উপসংহার
Internal এবং External Auditor উভয়ের ভূমিকা প্রতিষ্ঠানের জন্য গুরুত্বপূর্ণ। Internal Auditor প্রতিষ্ঠানকে ভিতর থেকে শক্তিশালী করে, আর External Auditor বাইরের চোখ দিয়ে যাচাই করে। এই দুইটি মিলেই একটি প্রতিষ্ঠান টেকসই, স্বচ্ছ এবং ক্রেতার কাছে বিশ্বাসযোগ্য হয়ে ওঠে।
HR এবং Factory Management যদি নিয়মিত প্রস্তুত থাকে, তবে অডিট ভয় পাওয়ার বিষয় নয় বরং উন্নতির সুযোগ হয়ে দাঁড়ায়।
FAQ
প্রশ্ন ১: Internal Audit কতবার করা উচিত?
উত্তর: সাধারণত বছরে অন্তত ২–৩ বার Internal Audit করা উচিত, তবে ঝুঁকিপূর্ণ ক্ষেত্রে আরও ঘন ঘন করা যায়।
প্রশ্ন ২: External Audit কি এড়ানো যায়?
উত্তর: না। যদি প্রতিষ্ঠান আন্তর্জাতিক ক্রেতার সঙ্গে কাজ করে, তবে External Audit বাধ্যতামূলক।
প্রশ্ন ৩: HR-এর ভূমিকা কী Internal Audit-এ?
উত্তর: HR কর্মীদের নথিপত্র, পলিসি, বেতন ও শ্রম আইন মেনে চলা বিষয়গুলো প্রস্তুত রাখে।
প্রশ্ন ৪: External Auditor কি শাস্তি দিতে পারেন?
উত্তর: সরাসরি শাস্তি নয়, তবে Findings রিপোর্টে দেওয়া হয়। বড় সমস্যা হলে ক্রেতা অর্ডার বাতিল বা স্থগিত করতে পারে।
প্রশ্ন ৫: Internal Audit-এ Findings ধরা পড়লে কী করা উচিত?
উত্তর: Findings গুলো অগ্রাধিকারের ভিত্তিতে সমাধান করতে হবে এবং Corrective Action Plan তৈরি করতে হবে।